7 توصیه برای مدیریت زمان

1- اهدافتان را بشناسید:

مطمئن شوید در فعالیت هایی درگیر شده اید که اهداف کاریتان را حمایت می کنند،چه کوتاه مدت و چه بلند مدت؛
هرچیز دیگری یک هدردهنده بالقوه است.
برنامه روزانه شما باید بر محور وظایف و فعالیت های کاری که مستقیما ایجاد درآمد می کند و کارتان را ارتقا می دهد باشد.

2- هوشمندانه اولویت بندی کنید:

استفان کاوی،نویسنده مشترک “اول اولین چیزها” (First Things First ) برای لیست بندی کارهای شما بر اساس اینکه چقدر اهمیت و اولویت دارند
یک ابزار سازمانی پیشنهاد می دهد: نگاه کردن به اینکه چه چیزهایی روز شما را می سازد،
وکجا فعالیت های شما با این لیست مطابقت می کند؟

–  مهم و فوری: وظابفی که باید انجام شود.همین الان آنها را انجام دهید.

– مهم اما غیرفوری: وظایفی که مهم به نظر می رسند اما بنابر بررسی دقیق تر مهم نیستند.
تصمیم بگیرید آنها را چه زمانی انجام دهید.

–  فوری اما بی اهمیت: وظایفی که در صورت عدم رسیدگی بیشترین خلل را به وجود می آورند
اما وقتی اجرا شوند کمترین ارزش را دارند.اگر ممکن است آنها را به دیگری واگذار کنید.

–  غیرفوری و بی اهمیت: موضوعاتی با اولویت کم که باعث توهم پرمشغلگی میشوند. آنها را بعدا انجام دهید.

سه یا چهار وظیفه مهم فوری را که امروز باید مورد ملاحظه قرار گیرد یادداشت کنید.
هرکدام را که کامل کردید در لیست علامت بزنید.
این حس اجرایی شدن کارها را در شما ایجاد می کند و شما را برمی انگیزد که با آیتم های اساسی کمتر دچار درگیری شوید.

3- فقط بگویید نه:

شما رئیس هستید.
اگر مجبورید درخواستی را به خاطر رسیدگی به آنچه واقعا اهمیت و فوریت دارد رد کنید تردید نکنید و “نه” بگویید.
برای حرکت به سوی فعالیت های پربازده آماده شوید.
برای اجتناب از هدر دادن زمان از تجاربتان بیاموزید.

4- از قبل برنامه ریزی کنید:

 بدترین چیز شروع یک روز کاری بدون ایده ای روشن درباره آنچه نیاز است انجام شود است.
زمانیکه شما صرف برنامه ریزی برای فعالیت هایتان می کنید
در مقایسه با زمانیکه بدون برنامه می گذرانید بسیار ناچیز است.
بسته به نوع شخصیتتان یکی از راه های زیر را انتخاب کنید:

– شب قبل: در پایان روز، 15 دقیقه صرف تمیز کردن میز کارتان و تهیه لیست کارهای مهم روز بعد کنید.
این یک تکنیک فشار زدایی فوق العاده است و احساس بهتری خواهید داشت وقتی صبح روز بعد پشت یک میز تمیز بنشینید.

– اولین موضوعات در صبح: کمی زودتر به محل کارتان بروید و لیست اولویت بندی کارهایتان را آماده کنید.
ممکن است به شما ثابت شود که این بخش سازنده ترین قسمت روزتان است.

5- سردرگمی ها را از بین ببرید:

با توجه به تعداد دفعاتی که کسی حواس شمارا در حین انجام یک وظیفه مهم پرت می کند آغاز کنید
و تعداد دفعاتی که خودتان موجب این حواس پرتی می شوید را هم حساب کنید.
مخصوصا در مورد رسانه های اجتماعی تنوع بیشتری هم وجود دارد.
تلفن هوشمند شما بسیار مفید است،اما اعتیادآور هم هست و حیله گرترین هدردهنده ی زمان شناخته شده برای انسان است.
این ممکن است به تمرین زیادی نیاز داشته باشد.
اما در را ببندید و برای حداکثر کردن زمان تلفن همراهتان را خاموش کنید.
به جای اینکه همیشه آنلاین باشید یک وقفه را برای چک کردن ایمیل، رسیدگی به تماس های از دست رفته و صحبت کردن با پرسنل درنظر بگیرید.

6- بیشتر وظایف را به دیگران بسپارید:

اگر کارتان را در استخدام پرسنل با استعداد و فداکار خوب انجام دهید همیشه کارهای بیشتری وجود دارد که به آنها واگذار کنید.
به دنبال فرصت هایی باشید که مسئولیت وظایفی خاص را به عهده فرد دیگری در تیمتان بگذارید.

7- مراقب خودتان باشید:

اطمینان حاصل کنید به اندازه کافی می خوابید و ورزش می کنید.
یک ذهن حساس یک ذهن با دستورالعمل های زیاد است و کسی است که تحمل انجام فعالیت های وقت کش ندارد.

گروه مشاوره آمتیست راه فروش دوره ای جامعی را تحت عنوان “مهارت های مدیریت زمان”
برای مدیران و پرسنل شرکت ها و سازمان های صنعت ساختمان طراحی نموده و به ارتقاء عملکرد و بهره وری  این شرکت ها وسازمانها کمک می نماید.